Datenschutz-Compliance: Welche Kosten Selbstständige absetzen können

Der Grundsatz hinter der Absetzbarkeit

Betriebsausgaben sind nach § 4 Abs. 4 EStG alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Datenschutz-Compliance fällt eindeutig darunter, sobald sie im Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit steht. Wer als Freiberufler oder Gewerbetreibender personenbezogene Daten verarbeitet, kann die daraus entstehenden Pflichten nicht ignorieren - und die Kosten dafür mindern den Gewinn. Ob Rechnung vom Datenschutzbeauftragten, Softwarelizenz oder Anwaltsstunde: Entscheidend ist allein die Zuordnung zur betrieblichen Sphäre.

Datenschutzbeauftragte: Pflicht ab 20 Köpfen, Kosten immer absetzbar

Ab wann ein Datenschutzbeauftragter überhaupt Pflicht wird, regelt § 38 BDSG: Sobald in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, muss einer bestellt werden. Kleinere Betriebe kommen oft ohne aus - doch wer sensible Daten in größerem Umfang verarbeitet, etwa im Gesundheits- oder Finanzbereich, kann auch unterhalb dieser Schwelle in die Pflicht rutschen, wenn eine Datenschutz-Folgenabschätzung (eine Risikoprüfung für besonders sensible Datenverarbeitungen) erforderlich ist.

Ob intern oder extern bestellt: Die Kosten zählen zu den Betriebsausgaben. Bei einem externen Datenschutzbeauftragten ist das unkompliziert - die Rechnung landet direkt in der Buchhaltung, inklusive Vorsteuerabzug, sofern man umsatzsteuerpflichtig ist. Wird ein Mitarbeiter intern zum Datenschutzbeauftragten bestellt, zählen anteilige Gehaltskosten und Fortbildungen ebenfalls dazu.

• Honorare für externe Datenschutzbeauftragte inklusive laufender Betreuung
• Fortbildungen und Zertifizierungslehrgänge für intern bestellte Datenschutzbeauftragte
• Fachliteratur, Musterverträge und Abo-Dienste zur Rechtsaktualität
• Software für Verarbeitungsverzeichnis, Löschkonzept und Meldewesen

Compliance-Software: Sofortabzug oder Abschreibung?

Tools für Consent-Management, Löschkonzepte oder die Dokumentation von Verarbeitungsverzeichnissen zählen ebenso zu den Betriebsausgaben wie die Honorare der Beauftragten. Entscheidend für die steuerliche Behandlung ist die Vertragsform: Laufende SaaS-Abos werden im Jahr der Zahlung direkt als Aufwand verbucht. Bei einmalig erworbenen Softwarelizenzen greift dagegen die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter aus § 6 Abs. 2 EStG - bis 800 Euro netto lässt sich sofort abschreiben, darüber muss der Kaufpreis über die Nutzungsdauer verteilt werden. Wer also zwischen Abo-Modell und Einmallizenz wählen kann, hat damit auch einen kleinen steuerlichen Hebel in der Hand.

Rechtsberatung ja, Bußgeld nein

Wo es kompliziert wird und gerne Vermischungen entstehen: Anwaltskosten für die DSGVO-Beratung, für die Erstellung von Datenschutzerklärungen oder für die Verteidigung gegen eine Abmahnung sind als Betriebsausgabe abzugsfähig - unabhängig davon, ob am Ende ein Bußgeld verhängt wird oder nicht. Das Bußgeld selbst jedoch nicht: Geldbußen, die von einer Behörde verhängt werden, sind nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 8 EStG explizit vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen. Ein Bußgeld nach Art. 83 DSGVO - je nach Schwere bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes - lässt sich also steuerlich in keiner Form geltend machen. Das ist auch der Grund, warum sich die Investition in saubere Compliance im Vorfeld lohnt: Die Vorsorge ist absetzbar, die Strafe danach nicht.

Praxis: Belege sauber trennen

Damit das Finanzamt die Ausgaben ohne Rückfragen anerkennt, braucht es nachvollziehbare Belege mit klarem Bezug zur betrieblichen Tätigkeit - Rechnung, Leistungsbeschreibung, im Zweifel ein kurzer Vermerk zum Anlass. Mischen sich private und betriebliche Nutzung, etwa bei einer Rechtsschutzversicherung, die auch private Streitfälle abdeckt, muss der betriebliche Anteil glaubhaft abgegrenzt werden. Wer hier sauber dokumentiert, hat im Zweifel wenig zu befürchten - Datenschutz-Compliance gehört längst zum normalen Kostenbild eines Betriebs.